Zarządzanie projektami nie jest tak proste, jak mogłoby się nam wydawać

W wielu przedsiębiorstwach realizacja zadań odbywa się poprzez wykonywanie projektów – taki model biznesowy określamy jako tzw. zarządzanie projektowe. Na rynku można obecnie znaleźć wiele książek oraz poradników pokazujących, w jaki sposób prowadzi się projekty. Niestety, to, co ma się dobrze w teorii, w praktyce nie wygląda już tak kolorowo.

Zarządzanie projektami – czym właściwie jest projekt?

Abyśmy mogli zrozumieć, na czym polega zarządzanie projektami, musimy wiedzieć, czym jest projekt. Jeśli jesteś naszym stałym czytelnikiem, zapewne wiesz, że mamy w zwyczaju pytać ChatGPT o wyjaśnienie nam pojęć opisywanych w tekstach. Nie inaczej jest tym razem – na prośbę o wyjaśnienie nam, czym jest projekt biznesowy, otrzymaliśmy następującą odpowiedź:

„Projekt biznesowy to tymczasowe przedsięwzięcie mające na celu osiągnięcie określonych celów biznesowych. Jest to planowana i zorganizowana inicjatywa, która wymaga skoordynowanej pracy, zasobów i działań w określonym czasie, aby osiągnąć zamierzone rezultaty. Projekt biznesowy może dotyczyć różnych obszarów działalności, takich jak rozwój produktów, wprowadzanie nowej usługi, wdrażanie strategii marketingowej, restrukturyzacja organizacji lub implementacja nowego systemu informatycznego. Kluczowe elementy projektu biznesowego obejmują cel projektu, harmonogram działań, alokację zasobów, budżet, zarządzanie ryzykiem i monitorowanie postępów w celu osiągnięcia sukcesu projektu”

Cóż, jeśli chodzi o merytorykę, trudno tu cokolwiek skrytykować… inna sprawa, jeśli chodzi o przystępność definicji. Hmm, tej definicji nie czyta się zbyt dobrze. Też jesteście podobnego zdania, prawda?

Lepiej zatem, byśmy to my wyjaśnili Ci, czym jest projekt.

Pod pojęciem tym rozumie się przedsięwzięcie złożone z szeregu mniejszych zadań – ich wykonanie ma doprowadzić nas do osiągnięcia określonego wcześniej celu. Aby można było zrealizować projekt biznesowy, konieczne jest przeznaczenie do tego celu określonych zasobów – są to:

• zasoby ludzkie, czyli po prostu pracownicy o różnych specjalnościach. Ich umiejętności oraz motywacja to czynniki konieczne do tego, by projekt posuwał się do przodu,
• zasoby rzeczowe, w tym np. oprogramowanie komputerowe (np. inżynierowie wykorzystują AutoCAD, finansiści zaś MS Excel) czy maszyny, które są absolutnym must have podczas realizacji projektu,
• zasoby finansowe – kapitał jest potrzebny o tego, by opłacić pracowników itp. Gotówka to podstawa w biznesie; wykorzystuje się ją do opłacenia pracowników zaangażowanych w projekt oraz wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w finalizację prac nad podpisaniem kontraktu, zakupu niezbędnych materiałów itp.

Takim projektem może być na przykład:

• zrealizowanie prac budowlanych,
• remont instalacji przemysłowej,
• uruchomienie nowej placówki handlowej,
• opracowanie nowej technologii,

oraz wiele innych, w tym na przykład wyjście z rynku, który przestał być dla danej firmy opłacalny.

Warto wiedzieć Ciekawe przykłady projektów – znane Ci z pewnością z popkultury czy „wiedzy ogólnej” – możemy znaleźć na stronie internetowej Encyklopedii Zarządzania pod hasłem „Zarządzanie projektami”. Przedsięwzięcia, które znajdziesz poniżej, są według teoretyków oraz menedżerów-praktyków uznane za przełomowe, jeśli chodzi o podejście do wyzwań biznesowych, naukowych czy politycznych. Oto i one: 1940 – bomba atomowa, 1950 – kolorowy telewizor, 1960 – program kosmiczny Apollo, 1690 – program Solaris, 1970 – stworzenie reaktora rakietowego, 1970 – opracowanie myśliwca Tornado, 1980 – przygotowanie pierwszego komputera osobistego (tzn. takiego, który mógł zostać wykorzystany przez przeciętnego użytkownika IBM), 1980 – wypuszczenie na rynek samolotu model Airbus A320.

A wracając do ChatGPT… to również jest świetny przykład projektu biznesowego, ponieważ:

• do jego realizacji wyznaczono grono pracowników-badaczy dysponujących wiedzą na temat uczenia maszynowego, automatyzacji pracy itp. (zespół projektowy),
• projekt miał określony cel, tzn. stworzenie generatywnego modelu językowego,
• w trakcie prac nad stworzeniem ChatGPT wykorzystano zasoby finansowe (niezbędne do utrzymania infrastruktury informatycznej, pokrycia kosztów z tytułu zużycia energii elektrycznej itp.) oraz dostępną wiedzę na temat modelów językowych.

Nadzorowany przez OpenAI ChatGPT to świetny przykład także dlatego, że projekt ten umiejętnie łączy w sobie prace typowe dla świata nauki (GPT to innowacyjna technologia) oraz biznesu (jak wiadomo, całe przedsięwzięcie zaczyna się monetyzować, a użytkownicy chcący zyskać dostęp do bardziej zaawansowanych technologii muszą ponieść opłatę subskrypcyjną).

Warto wiedzieć – czym jest „trójkąt” w zarządzaniu projektami? Ciekawe podejście, jeśli chodzi o opis tego, czym jest zarządzanie projektami, stanowi tzw. trójkąt. Zgodnie z tą koncepcją zarządzanie projektami to w gruncie rzeczy lawirowanie pomiędzy następującymi elementami: czas – rozumiemy przez to okres czas, który wynika z umowy zawartej z kontrahentem lub inwestorem, zakres – są to zadania, które należy wykonać, by projekt inwestycyjny został uznany za sukces, budżet – kierownik projektu powinien robić wszystko, co w jego mocy, by nie przekroczyć założonego budżetu. Cóż, praktyka biznesowa pokazuje, że niezwykle trudno jest jednocześnie dotrzymać wymogów inwestora odnośnie czasu, zakresu oraz budżetu…

 

Zarządzanie projektem to naprawdę poważne wyzwanie. Jeśli tylko zajrzysz do literatury przedmiotu, szybko znajdziesz zapisy, zgodnie z którymi sprawne zarządzanie projektem jest trudne, ponieważ wymaga analizy dynamicznego otoczenia biznesowego, sprawnego zarządzania kosztami, analizy makrootoczenia itp.

Nie każdy zdaje sobie sprawę z tego, jak łatwo o popełnienie błędów przez kierownika projektu. O jakich błędach mowa? Cóż, z doświadczenia (praktycznego!) wiem, że nawet doświadczony kierownik projektu może np. takie błędy jak:

• niedoszacowanie kosztów

W jaki sposób można rozwiązać ten problem?

Niedoszacowanie kosztów to częsty błąd, jeśli chodzi o kierowanie projektami. Jest to szczególnie ważne w okresie wysokiej inflacji, a z taką mamy o czynienia w ostatnich latach. Bardzo łatwo niedoszacować koszty np. z tytułu zużycia energii elektrycznej, pensji dla pracowników czy zakupu urządzeń.

Aby tego uniknąć, można oszacować budżet w wersji pesymistycznej, by móc stworzyć „rezerwę” na ewentualne nieprzewidziane koszty.

• niewłaściwe delegowanie zadań

W jaki sposób można rozwiązać ten problem?

Projekt może zostać poważnie opóźniony np. wtedy, gdy okaże się, że zadania zostały niewłaściwie delegowane poszczególnym członkom zespołu. Dzieje się tak np. w sytuacji, gdy zadania wymagające dobrze rozwiniętych kompetencji miękkich i sprzedażowych przekazano typowym introwertykom. Kluczem do sukcesu jest oczywiście rozpoznanie atutów, jakie mają poszczególni członkowie teamu.

• brak odpowiedniej metody zarządzania zadaniami

W jaki sposób można rozwiązać ten problem?

Firmy stosują różne metody zarządzania projektami. Nie będziemy opisywać tu wszystkich z nich. Warto jedynie wiedzieć, że wśród dostępnych sposobów działania znajdują się m.in.:

• Scrum – praca nad projektem sprowadza się do sprintów, czyli kilkunastodniowych okresów wytężonej pracy oraz retrospekcji, tzn. przeglądu dokonanych prac oraz przygotowań do następnego springu. Takie rozwiązanie stosuje się m.in. w przedsiębiorstwach informatycznych (software house’y),
• Kanban – jest to tzw. zwinna metoda zarządzania, w której stawia się na przepływ informacji między pracownikami oraz… elementy graficzne, za pomocą których wizualizuje się postęp prac na projekcie.

To jednak na nic się nie zda, jeśli nie opiszemy wszystkiego od praktycznej strony. Dzięki temu łatwiej będzie Ci zrozumieć, jak poważnym zadaniem jest umiejętne kierowanie projektem biznesowym. Jak się bowiem okazuje, błędy w zarządzaniu projektami to domena nie tylko początkujących menedżerów. Praktyka biznesowa pokazuje nam bowiem, że jest wręcz przeciwnie – również liderzy rynku, czyli koncerny o miliardowych przychodach (i równie obitych zyskach) popełniają dotkliwe błędy.

Orlen – inwestycja w Olefiny

Abstrahując od tematów politycznych, nie ulega wątpliwościom jedno – największa polska spółka Skarbu Państwa, Orlen, rozwija się w ostatnich latach wyjątkowo dynamicznie. Co więcej, jej kierownictwo podejmuje działania nastawione nie tylko na doraźne zyski, ale wręcz przeciwnie – możemy obserwować również wieloletnie przedsięwzięcia inwestycyjne. Jednym z takich projektów jest inwestycja w Olefiny. Nie będziemy tu zagłębiać się w kwestie techniczne (zapewne niewielu z was interesuje sposób, w jaki funkcjonuje rynek petrochemiczny…).

W naszym tekście ważne jest to, byśmy zestawili ze sobą kilka danych:

• łączny koszt projektu wyniesie według najnowszych wyliczeń ok. 25 miliardów złotych, podczas gdy pierwotne szacunki zakładały…13,5 miliarda,
• zakładano, że prace zostaną zrealizowane na pierwszy kwartał 2024 rok (faza budowy); tymczasem, obecnie mówi się o dwóch terminach, tzn. początku 2025 roku (pierwsze uruchomienie produkcyjne) oraz pierwszej połowie 2027 roku (zakończenie wszystkich prac).

Cóż… to tyle, jeśli chodzi o plany i rzeczywistość. Wprawdzie kierownictwo koncernu informuje, że 

„Realizacja Inwestycji przyczyni się do wzrostu EBITDA Grupy ORLEN o ponad 1 mld zł” [EBITDA – zysk + amortyzacja]

to wniosek jest następujący: niezwykle trudno jest oszacować koszty projektu inwestycyjnego. Jest tak nawet w sytuacji, gdy pracuje nad tym cały sztab analityków.

 

 

Autor: Emil Zelma

 

Zobacz też:

System MES – czym jest i jakie niesie za sobą zalety dla przemysłu?