Efektywność w pracy zdalnej. Praktyczne wskazówki

Praca zdalna (z ang. home office) w związku z szalejącą przez kilka lat pandemią koronawirusa stała się dla wielu z nas codziennością, nie zaś jedynie wymysłem znanych z amerykańskich seriali opowiadających o perypetiach pracowników korporacji.

Niezależnie od tego, czy pracujesz w ramach home office z powodu czynników losowych wynika to z Twojego własnego wyboru, musisz pamiętać, że choć początkowo taki sposób na życie jest ekscytujący, to wraz z upływem czasu entuzjazm może zniknąć, a jego miejsce zastępuje marazm oraz spadek efektywności. To właśnie dlatego chcemy zaprezentować Ci kilka praktycznych sposobów, dzięki którym będziesz w stanie w pełni wykorzystać potencjał, jaki daje nam praca zdalna, a w efekcie – utrzymać wysoką wydajność.

Praca w trybie zdalnym – planowanie jest kluczem do sukcesu

Jeśli przez dłuższy czas wykonywałeś/aś swoje obowiązki tradycyjnie, tzn. w biurze, zapewne masz już wypracowane pewne rutynowe działania, które pomagają Ci przetrwać długie dni pracy. Przykładowo, bohaterka jednej z książek Remigiusza Mroza – uznana warszawska prawniczka – ma w zwyczaju nie przyjmować w swoim gabinecie interesantów ani innych pracowników przed godziną dwunastą.

Rzecz jasna, jest to postać fikcyjna… ale kto wie, być może Ty również masz pewne codzienne zwyczaje?

Warto wiedzieć – czym właściwie jest praca zdalna? Praca zdalna, określana również jako home office, praca na odległość czy telepraca, opiera się na wykonywaniu zadań zawodowych spoza fizycznego biura (biura pracodawcy). Robi się to zdalnie, tzn. z wykorzystaniem: komputerów, internetu, innych technologii komunikacyjnych, dzięki czemu możliwe jest wykonywanie swoich obowiązków z domu, kawiarni czy przestrzeni coworkingowej (te ostatnie są dostępne na wynajem szczególnie w dużych miastach; oprócz tego można znaleźć je np. galeriach handlowych). Praca zdalna daje wiele korzyści, w tym m.in. elastyczność czasową. Z drugiej strony wymaga ona zapewnienia sprawnej komunikacji i współpracy zespołowej (zarówno przez pracodawcę, jak i samych pracowników).

 

Tak czy inaczej, warto również w swoim domowym biurze wprowadzić pewne reguły, których będziesz się trzymać. Pomoże Ci to w organizacji codziennej pracy i zwiększy szanse na to, że unikniesz rozprężenia.

Przykładowo, możesz wyznaczyć sobie takie godziny w trakcie dnia roboczego, w trakcie których wykonujesz czynności wymagające skupienia (są one określane jako tzw. praca głęboka, z ang. deep work – więcej na ten temat możesz przeczytać w innym naszym tekście: <link do napisanego przeze mnie tekstu o deep work>), inne zaś godziny wyznaczysz na spotkania ze współpracownikami i telefony służbowe, z kolei ostatnie godziny pracy to dobry czas na wypełnienie najmniej angażujących, a za to powtarzalnych zadań. 

Warto wiedzieć – planowanie dnia to podstawa w home office Planowanie dnia oraz przestrzeganie przyjętych założeń może okazać się skutecznym narzędziem w walce z chaosem i dezorganizacją.

Poniżej znajdziesz kilka cennych wskazówek odnośnie tego, jak zaplanować pracę home office – oto one:

• wydzielenie strefy roboczej,
• pozostań w kontakcie ze współpracownikami,
• unikaj rozpraszaczy,
• ustal wyraźną granicę między pracą a życiem prywatnym,
• zadbaj o zdrowie fizyczne.

Wydzielenie strefy roboczej

Jednym z najważniejszych działań, jakie trzeba wykonać podczas przygotowań do home office, jest wyznaczenie w domu specjalnej strefy roboczej. Miejsce to powinno być w pełni przeznaczone do wykonywania obowiązków zawodowych. A zatem, nie powinny znaleźć się w nim na przykład:

• książki,
• telewizor,
• konsola do gier,

ani nic, co kojarzy się nam z relaksem.

To jeszcze nie wszystko; zalecamy, by w owym miejscu nie stawiać łóżka czy kanapy, ponieważ te elementy wyposażenia wnętrz są podświadomie traktowane przez nasz organizm jako miejsce odpoczynku.

Podstawą w domowym gabinecie jest ergonomiczne biurko oraz wygodne krzesło; dzięki temu łatwiej będzie Ci utrzymać odpowiednią postawę ciała oraz skoncentrować się na wykonywanych zadaniach.

Warto wiedzieć – domowy gabinet a odpoczynek w mieszkaniu Jeśli już zakończysz danego dnia pracę, staraj się przebywać z dala od tej strefy w porze popołudniowej lub wieczornej. W ten sposób łatwiej będzie Ci odseparować życie zawodowe od prywatnego.

Pozostań w kontakcie ze współpracownikami

Praca zdalna wcale nie oznacza, że nie możesz mieć żadnego kontaktu z innymi członkami swojego zespołu czy dalszymi współpracownikami. Warto starać się utrzymywać regularny kontakt z kolegami z firmy, w której pracujesz.

W tym celu możesz korzystać – w trakcie pracy – z aplikacji do organizacji wideokonferencji; nie zaszkodzi również raz na jakiś czas wyskoczyć do restauracji czy na hamburgera z innymi osobami z Twojego działu lub zespołu projektowego. Dzięki temu lepiej zintegrujesz się z zespołem i będziesz mógł efektywniej realizować projekty.

Unikaj rozpraszaczy

Rozpraszacze w domu to śmiertelny wróg efektywnego wykonywania obowiązków w ramach home office. Zacisze domowe bywa w rzeczywistości pełne takich pokus jak na przykład:

• media społecznościowe – Facebook, Instagram czy TikTok to jedne z najgroźniejszych rozpraszaczy,
• telewizja,
• gazety.
• konsola.

Tak jak już wcześniej pisaliśmy — postaraj się, by w Twoim domowym gabinecie nie znajdowały się te rzeczy, ponieważ skutecznie utrudnią Cię pełne skupienie się na się na zadaniach służbowych.

Ustal wyraźną granicę między pracą a życiem prywatnym

Niezwykle ważne jest, aby zachować odpowiedni balans pomiędzy pracą oraz życiem prywatnym. W tym celu jasno nakreśl godziny, w trakcie których pracujesz, a następnie bezwzględnie ich przestrzegaj. Po zakończeniu pracy w danym dniu wyłącz firmowy sprzęt i skup się na odpoczynku.

W przeciwnym wypadku łatwo będzie doprowadzić do sytuacji, kiedy to będziesz kilka razy popołudniu czy wieczorem włączał firmowego laptopa… aż okaże się, że właściwie cały dzień spędzasz na załatwianiu spraw stricte zawodowych.

Zadbaj o swoje zdrowie fizyczne

Praca zdalna często wiąże się z wieloma długimi godzinami spędzonymi przed ekranem komputera lub laptopa (podobnie jak ma to miejsce w biurze). W związku z tym warto pamiętać o regularnych przerwach na rozciąganie i ruch – dobrym pomysłem jest na przykład przeznaczenie pół godziny przerwy na dwa trwające po piętnaście minut mini treningi domowe.

W trakcie tych przerw możesz na przykład wykonywać krótkie, proste ćwiczenia w domu (nie chodzi nam tu oczywiście o ciężki trening, ale na przykład kilka skłonów czy przysiadów) lub spacery na świeżym powietrzu (dobrym pomysłem jest choćby wyjście do pobliskiego sklepu po bułki).

Dzięki temu nie tylko zadbasz o swoje zdrowie, ale także możesz poprawić swoją efektywność w pracy – Twój umysł dostanie nieco wytchnienia, co ułatwi wykonanie obowiązków.

Praca zdalna – jak zwiększyć jej efektywność? Podsumowanie

Realia zawodowe dwudziestego pierwszego wieku sprawiają, że tysiące osób w Polsce pracuje zdalnie, a home office stał się nie tylko sporadycznym rozwiązaniem, ale wręcz normą dla wielu profesji. Aby móc się o tym przekonać, wystarczy przejrzeć oferty pracy w:

• IT,
• controllingu,
• finansach,
• obsłudze klienta call centre,
• back office/help desk (wsparcie techniczne, które jest udzielane np. klientom korzystającym z oprogramowania księgowego).

Rzecz jasna, praca z domu może być wygodna nawet przez wiele lat… ale nie jest to tak oczywiste, jak mogłoby się nam wydawać. Jeśli nie chcesz rozleniwić się lub wypalić, zadbaj o odpowiednie podejście w kwestii organizacji pracy. Jeśli wdrożysz w życie nasze praktyczne wskazówki, nie zyskasz stuprocentowej pewności na osiągnięcie sukcesu, ale szanse, że Twoja praca zdalna będzie efektywna, wzrastają.

 

Autor: Emil Zelma