Jak zaplanować urlopy dla pracowników?

Sprawne planowanie urlopów to podstawa dobrze działającej firmy. Bez przemyślanego harmonogramu łatwo o braki kadrowe, spięcia w zespole i chaos organizacyjny. Ten poradnik pokazuje, jak zaplanować urlopy tak, by firma działała płynnie przez cały rok.

Warto wiedzieć, zanim przeczytasz: nawet jeśli pracownik nie złoży wniosku o zaległy urlop wypoczynkowy, pracodawca ma obowiązek go udzielić – i to do końca września kolejnego roku. Inaczej naraża się na kontrolę z PIP oraz karę finansową; pracownik nie ma prawa wybrać urlopu, kiedy chce – termin musi być zatwierdzony przez pracodawcę, który może go zmienić, jeśli plan urlopowy koliduje z zapewnieniem ciągłości pracy. Kodeks pracy mówi jasno: to nie samowolka, lecz ustalenia zaakceptowane przez obie strony umowy, tzn. pracodawcę oraz pracownika; w firmach z dużą rotacją planowanie urlopów to sztuka przetrwania – HR musi przewidywać, kto za chwilę odejdzie, kto wraca z macierzyńskiego, a kto właśnie składa L4. Dlatego dobry plan urlopowy to nie Excel – to strategia.

Urlop wypoczynkowy to nie przywilej, którego udziela pracodawca, lecz prawo przysługujące osobie zatrudnionej – trzeba o tym pamiętać

Urlop nie jest grzecznościowym gestem ze strony pracodawcy; jest to prawo pracownika wynikające z Kodeksu pracy. Co więcej – jego udzielenie to nie kwestia dobrej woli, ale obowiązek, który ciąży na pracodawcy. Pracownik nie musi prosić o urlop „na kolanach”, lecz powinien go zaplanować i złożyć odpowiedni wniosek. Pracodawca jest zobowiązany ten wniosek uwzględnić, biorąc oczywiście pod uwagę zapewnienie normalnego toku pracy. Wszystko to powinno dziać się w ramach planu urlopowego, który nie jest kolejną tabelką w Excelu do wypełnienia, lecz raczej konkretnym narzędziem organizacyjnym w zakładzie pracy.

Jeśli chcesz uniknąć zamieszania, napięć w zespole i sytuacji, w których wszyscy chcą wolne na raz, musisz sporządzić plan urlopów z głową. I to najlepiej na cały rok kalendarzowy.

Pracownik ma swoje prawa, ale nie działa w próżni – urlopy trzeba uzgadniać z pracodawcą

Każdemu pracownikowi przysługuje prawo do wypoczynku, ale planowanie urlopu to nie loteria. Tu nie chodzi o to, żeby wrzucić kilka przypadkowych dat do Excela i mieć temat z głowy. Trzeba znać wymiar urlopu wypoczynkowego, wiedzieć, ile dni przysługuje konkretnej osobie, z jakiego tytułu i kiedy można go faktycznie udzielić. Zasadniczo są to 20 lub 26 dni – w zależności od stażu pracy. Co jednak równie istotne – urlop powinien być udzielany zgodnie z planem urlopów, a nie na chybił trafił. Pracownik oczywiście może zaproponować swój preferowany termin, ale musi się liczyć z tym, że pracodawca nie zawsze się na niego zgodzi – zwłaszcza jeśli połowa zespołu już wcześniej zaplanowała wolne. Dlatego tak ważne jest, by zawczasu opracować plan urlopów i trzymać rękę na pulsie.

Pracownik ma obowiązek wykorzystać urlop wypoczynkowy w danym roku kalendarzowym. Jeśli tego nie zrobi, powstaje zaległość, którą należy nadrobić maksymalnie do 30 września kolejnego roku. A jeśli i tego terminu nie dochowa – trzeba mieć na uwadze ryzyko kontroli PIP oraz związane z tym konsekwencje dla pracodawcy. Dlatego lepiej nie odkładać sprawy na później. Kiedy tworzysz plan urlopów, pilnuj, żeby każdy pracownik miał w nim uwzględnione dni wolne z przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w odpowiednim terminie. Trzymanie tego w ryzach to nie fanaberia, tylko obowiązek.

Pracodawca nie działa w ciemno – plan urlopowy to dokument roboczy, który ratuje sytuację

Plan urlopów to nie pusta formalność, tylko narzędzie, które pozwala firmie zachować porządek, gdy pół biura postanowi wziąć wolne w tym samym czasie. Zgodnie z Kodeksem pracy, urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem, który tworzy się na podstawie wniosków pracowników, ale z uwzględnieniem potrzeb organizacyjnych i ciągłości działania firmy. Tyle mówi teoria. W praktyce wygląda to tak, że pracodawca zbiera informacje o preferowanych terminach urlopów, ale nie ma obowiązku ich bezkrytycznie zatwierdzać. Jeśli dwie osoby z kluczowego działu chcą wolnego w tym samym czasie, nie musisz się na to godzić – masz pełne prawo odmówić i zaproponować inne, bardziej odpowiednie terminy.

Plan urlopowy musi być praktyczny. Musi też zostać podany do wiadomości pracowników. Nie możesz trzymać go tylko na swoim laptopie – każdy pracownik musi mieć dostęp do informacji, kiedy jego urlop jest zaplanowany.

Czas pracy i czas odpoczynku muszą się równoważyć – nie można ciągle pracować

Czas pracy to jedno, ale równie ważny jest czas wolny. Zmęczony, wypalony pracownik to żaden skarb. Dlatego urlop wypoczynkowy to nie nagroda za dobre zachowanie, tylko realna potrzeba regeneracji sił. Warto pilnować, by pracownicy korzystali z urlopu regularnie, a nie na ostatnią chwilę, bo „trzeba coś wykorzystać”. Udzielając urlopu, warto brać pod uwagę również to, czy pracownik nie bierze go „na raty” co dwa tygodnie po jeden dzień – to nie sprzyja ani odpoczynkowi, ani organizacji pracy. Urlopy najlepiej planować w blokach, w pełnym wymiarze czasu pracy – czyli np. tydzień, dwa, czasem trzy. Urlopu nie obejmuje się części udzielanego dnia – pracownik powinien mieć realną szansę na odcięcie się od obowiązków. Inaczej to nie ma sensu.

Plan urlopów nie jest ustalany raz na zawsze – można go aktualizować

Stworzyć plan urlopów to jedno. Ale utrzymać go w mocy przez cały rok to drugie. Ludzie chorują, zmieniają plany, pojawiają się nagłe sytuacje. Dlatego plan urlopowy można (i trzeba) aktualizować. Przesunięcie terminu urlopu czy nawet odwołanie pracownika z wyjazdu urlopowego – wszystko to może się zdarzyć, jeśli w firmie jest kryzysowa sytuacja wywołana np. awarią urządzeń. Oczywiście nie można tego robić bez powodu. Odwołanie pracownika z urlopu to ostateczność i może nastąpić tylko wtedy, gdy jego obecność jest absolutnie niezbędna, a sytuacji nie da się przewidzieć. A co z przesunięciem terminu urlopu? Można, ale tylko za zgodą obu stron – pracownika i pracodawcy. Ważne, by każda zmiana była uzasadniona i dobrze udokumentowana.

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy

To niby oczywistość, ale warto ją przypomnieć – wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy. Kto ma mniej niż 10 lat stażu – może liczyć 20 dni urlopu. Kto ma więcej – zyskuje urlop w wymiarze 26 dni rocznie. Ale uwaga – do stażu wlicza się nie tylko praca, ale też szkoła. Przykładowo, świeżo upieczony absolwent studiów magisterskich na starcie zyskuje 8 lat stażu. A jeśli ktoś pracuje w niepełnym wymiarze czasu pracy, trzeba zmniejszyć proporcjonalnie urlop wypoczynkowy zatrudnionego – czyli przeliczyć wszystko zgodnie z jego etatem. Nie wolno tego bagatelizować – błędne naliczenie urlopu to gotowy problem.

Wniosek o urlop wypoczynkowy musi być złożony, a urlop udzielony zgodnie z planem

Papierologia nikogo nie kręci, ale wniosek urlopowy to podstawa. Bez tego ani rusz. Jeśli pracownik chce skorzystać z przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, musi zgłosić to odpowiednio wcześniej i uzyskać zatwierdzenie. I nie – mail o treści „biorę wolne jutro” nie jest oficjalnym wnioskiem. Każdy urlop powinien być zaplanowany, zaakceptowany i udzielany zgodnie z planem urlopów. Wyjątki? Tylko te nagłe – urlop na żądanie czy sytuacje kryzysowe. Ale cała reszta – musi być zgodna z planem.

Urlop macierzyński to zupełnie inna kategoria, ale pewne jest jedno: skorzystanie z niego przez pracownicę to spore wyzwanie, jeśli chodzi o planowanie urlopów dla całego zespołu. Jeśli jedna osoba wypada na co najmniej kilka miesięcy, należy przebudować plan urlopowy pozostałych członków zespołu tak, by nie doszło do braków kadrowych. To jeszcze nie wszystko, ponieważ trzeba wziąć pod uwagę również urlop wypoczynkowy po urlopie macierzyńskim – kobieta wracająca z macierzyńskiego ma prawo wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Wymaga to precyzyjnej logistyki i przewidywania z wyprzedzeniem.

Planowanie urlopu to gra zespołowa

Tworzenia planu urlopowego nie da się zrobić zza biurka bez kontaktu z ludźmi. Trzeba znać potrzeby, preferencje i sytuację każdego pracownika. Plan urlopów do wiadomości pracowników musi być jasny, dostępny i logiczny. Bez przejrzystości – będzie tylko chaos. Każdy powinien wiedzieć, kiedy może wykorzystać urlop, a kiedy powinien być w pracy. Biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, trzeba znaleźć balans. Nie wszystkim da się dogodzić – ale da się uniknąć konfliktów, jeśli zasady są jasne od początku.

FAQ

Czy pracodawca może zmusić mnie do wzięcia urlopu?

Tak, jeśli chodzi o zaległy urlop – ma prawo udzielić go nawet bez Twojej zgody, by nie łamać przepisów kodeksu pracy.

Czy muszę trzymać się planu urlopowego?

Jeśli taki plan został opublikowany i trafił do wiadomości pracowników – tak, masz obowiązek go respektować.

Co jeśli mój termin urlopu koliduje z planem firmy?

Pracodawca może przesunąć Twój urlop, nawet w ostatniej chwili, jeśli wymaga tego zapewnienie normalnego toku pracy.