KSeF. Od kiedy faktury elektroniczne? Ułatwienia dla podatników – kogo obejmą i od kiedy?

Znamy już treść nowego (z dn. 5 listopada 2024 r.) projektu ustawy dotyczącej wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wbrew obawom wielu przedsiębiorców obowiązkowe faktury elektroniczne mają być wprowadzane stopniowo dopiero w 2026 roku.

Od kiedy KSeF?

Obowiązek wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (zarówno ci czynni jak i zwolnieni z VAT) ma według projektu wejść w życie odpowiednio 1 lutego 2026 i 1 kwietnia 2026.

Pierwszy termin będzie obowiązywał firmy, które w 2025 roku osiągną wartość sprzedaży (brutto) powyżej 200 milionów złotych. Pozostałych podatników obowiązywać będzie drugi termin i będą oni mieli dodatkowe dwa miesiące na wdrożenie systemu.

Czy jednak oznacza to, że już 1 kwietnia 2026 wszystkie faktury w Polsce będą musiały być wystawiane przez Krajowy System e-Faktur? Niekoniecznie. Projekt ustawy przewiduje szereg ułatwień dla przedsiębiorców, szczególnie dla najmniejszych firm.

Dla kogo wyjątki od KSeF?

Drobnych przedsiębiorców najbardziej ucieszy planowany okres przejściowy dla podatników, którzy nie wystawiają faktur na kwotę powyżej 450,00 PLN, a ich łączna miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10.000,00 PLN. Firmy spełniające te warunki nie będą musiały wystawiać e-Faktur przez kolejne pół roku, czyli (licząc od 1 kwietnia 2026) aż do 30 września 2026. Ma to ułatwić rozliczenia przede wszystkim osobom wykluczonym cyfrowo prowadzącym niewielkie przedsiębiorstwa.

Do 31 lipca 2026 można będzie jeszcze wystawiać faktury na kasach fiskalnych, jeżeli przedsiębiorca wcześniej korzystał z tej metody. Również do końca lipca 2026 nie będzie obowiązywał obowiązek podania numeru faktury KSeF przy dokonywaniu opłaty przelewem bankowym. Także do tego terminu odroczone mają być kary za niestosowanie KSeF.

Do samego końca 2026 roku będzie też można bez uzasadnienia korzystać z trybu offline, czyli możliwości wysłania wystawionej e-faktury do Krajowego Systemu e-Faktur nie natychmiastowo, ale do następnego dnia po wystawieniu jej.

Jak więc widzimy, ostatecznie obowiązek wystawiania e-Faktur wraz z natychmiastowym zaciągnięciem ich do Systemu obowiązywać ma od 1 stycznia 2027 roku. Twórcy projektu zakładają, że od tego momentu KSeF będzie już w pełni sprawny i obowiązujący w całej Polsce.

KSeFy po konsultacjach

W nowym projekcie ustawy znajdujemy również odpowiedzi Ministerstwa Finansów na niektóre uwagi i problemy zgłoszone w trakcie konsultacji społecznych i biznesowych projektu KSeF.

Każdy przedsiębiorca będzie mógł dodać do e-faktury załącznik — w pierwotnej wersji projektu ta możliwość była zastrzeżona jedynie dla niektórych typów podmiotów. Załącznik taki będzie elementem e-faktury i będzie musiał być sporządzony według określonych zasad, jednak firmy będą miały w zakresie tworzenia załączników niezbędną elastyczność.

Dla Jednostek Samorządu Terytorialnego (dalej: JST) ma zostać wprowadzona możliwość wpisania podmiotu, którego dotyczy dana faktura. Jest to niezbędne ze względu na fakt, że w przypadku JST wiele instytucji samorządowych posługuje się tym samym numerem NIP, zatem wskazanie konkretnej jednostki nie tylko umożliwi JST zidentyfikowanie jakiej transakcji dotyczy dany dokument, ale też umożliwi podmiotom podlegającym Jednostkom Samorządu Terytorialnego (urzędy, szkoły itp.) dostęp do e-Faktur dotyczących tej konkretnej instytucji.

Jeżeli zaś chodzi o faktury dla osób fizycznych — konsumentów, którzy wśród danych do wystawienia faktury nie podadzą numeru NIP — ma panować dowolność. Przedsiębiorca może wystawić takiej osobie fakturę w KSeF, ale może też wystawić fakturę poza Krajowym Systemem e-Faktur, czyli tak jak dotychczas.

 

Co dalej z KSeF?

Osoby i podmioty, które brały udział w konsultacjach projektu Krajowego Systemu e-Faktur zwracają uwagę na to, że Ministerstwo Finansów nie odniosło się do wielu uwag zgłoszonych w toku konsultacji społecznych i biznesowych.

Specjaliści skarżą się przede wszystkim na brak odpowiedzi MF na liczne pytania dotyczące przyjętego ostatnio na poziomie Unii Europejskiej projektu VAT In Digital Age (VIDA) mającego ujednolicić sposób wystawiania faktur w całej UE. Nie wiadomo więc jak będzie wyglądać przechodzenie z KSeF na VIDA (które miałoby obowiązywać od 2035 roku), a co więcej wskazuje się na różnice w obu tych standardach.

Konsultacje społeczne nowego projektu potrwają do 19.11.2024 r., a konsultacje podatkowe rozwiązań biznesowych KSeF do 22.11.2024 r.

 

Jeżeli poszukujesz więcej informacji dotyczących faktur elektronicznych, obowiązkowych e-faktur i KSeF, zadzwoń do nas. Firma usługowo-konsultingowa MAGFIN oferuje usługi rachunkowe oraz konsultacje księgowe na najwyższym poziomie, poparte wieloletnim doświadczeniem naszych specjalistów.

 

Joanna Filipczak-Zaród, 12.11.2024 r.

 

—

Artykuł sponsorowany