Automatyzacja obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie – zobacz, co może dobry DMS

Wydajny obieg dokumentów w firmie to skuteczny przepływ informacji, sprawne zarządzanie i wygodna praca. Dlatego znakomitym rozwiązaniem jest automatyzacja. Teraz automatyczny, elektroniczny obieg dokumentów można wprowadzić bardzo łatwo dzięki rozwiązaniom typu DMS. Sprawdź, co potrafi tego typu oprogramowanie i jak może pomóc Twojej firmie!

Obieg tradycyjny – czyli jaki?

W wielu firmach nawet tych średnich i dużych wciąż funkcjonuje tradycyjny obieg dokumentów, który często jest poważną przeszkodą dla rozwoju. Wykorzystanie wyłącznie dokumentów w formie papierowej pochłania zdecydowanie więcej czasu i energii, zwiększa ryzyko popełniania błędów oraz wydłuża czas księgowania. Tradycyjny obieg faktur i innych dokumentów ogranicza do nich dostęp (są dostępne tylko w firmie, w godzinach jej działania) oraz utrudnia ich poszukiwanie. W związku z tym niepotrzebnie przedłuża wiele procedur. Przy przekładaniu papierowych dokumentów z biurka na biurko bardzo łatwo stracić kontrolę. W efekcie niejednokrotnie dochodzi do zaginięcia ważnych plików.

A gdyby tak zautomatyzować cały proces? DMS i jego rola

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie może być bardzo proste dzięki zaawansowanym systemom DMS. DMS to skrót od wyrażenia document management system, co oznacza system zarządzania dokumentami. Jest to sposób na usprawnienie ich obiegu i wyeliminowanie wielu problemów charakterystycznych dla tradycyjnego obiegu dokumentów.

DMS jest systemem elektronicznego obiegu dokumentów, który automatyzuje workflow. Każdy dokument jest wprowadzany do systemu zaraz po otrzymaniu lub wystawieniu, a zaawansowane funkcje DMS pozwalają na daleko idące usprawnienia procesów w wielu obszarach firmy. System DMS umożliwia między innymi dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie (nawet za pomocą aplikacji mobilnej), co zdecydowanie zwiększa skuteczność pracy zdalnej. Proces wprowadzania ich do systemu jest bardzo prosty – przy skanowaniu funkcja OCR automatycznie rozpoznaje treść, dane są zapisywane, a dokument jest przypisywany do właściwego działu. Zapobiega to powstawaniu wątpliwości co do tego, kto odpowiada za dokument i kolejne związane z nim czynności. System powiadomień o dokumentach oczekujących usprawnia natomiast podejmowanie związanych z nimi decyzji.

Jednocześnie DMS pozwala zwiększyć kontrolę nad realizowanymi procesami i pozwala się upewnić, że zachowany jest odpowiedni przepływ informacji. Zarządzanie dokumentami elektronicznymi jest ponadto znacznie prostsze i nie wymaga stosowania tak rozległych zasobów jak w przypadku dokumentów papierowych. W efekcie przejście na elektroniczny system obiegu dokumentów generuje duże korzyści wpływające na całą organizację.

Daleko idące korzyści z wprowadzenia DMS od firmy Exact

Zautomatyzowany system elektronicznego obiegu dokumentów to przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy. Dzięki usprawnieniu wielu procesów znacznie łatwiej można również wypracować przewagę konkurencyjną na rynku. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia m.in.:

-lepszą współpracę pomiędzy różnymi działami przedsiębiorstwa – zapewniając bezproblemowy przepływ dokumentów i informacji;

– łatwiejsze przypisywanie zadań i odpowiedzialności – wiele procesów tego typu odbywa się automatycznie;

– większą kontrolę – w każdej chwili można sprawdzić, na jakim etapie w procesie obiegu znajduje się dany dokument i kto odpowiada za kolejny krok;

– oszczędność papieru i zasobów umożliwiających przechowywanie dokumentów w formie tradycyjnej – realne korzyści finansowe i mniejsze oddziaływanie na środowisko;

– zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów i danych – elektroniczny proces obiegu dokumentacji zapewnia kontrolę dostępu i inne funkcje zgodne np. z wymaganiami RODO;

– zminimalizowanie ryzyka powstawania błędów – np. przy obsłudze faktur kosztowych.

Dobry system DMS (np. od Exact) zapewnia też bardzo szerokie możliwości konfiguracji i automatyzacji. Dzięki temu może być dostosowany do indywidualnych potrzeb.

—

Artykuł sponsorowany