Zmiana banku lub otwarcie nowego konta firmowego to dobra okazja, by obniżyć koszty prowadzenia firmy. Nowy rachunek trzeba jednak zgłosić, a na formalności przedsiębiorca ma tylko kilka dni. W artykule wyjaśniamy, w jakim terminie zaktualizować wpis w CEIDG, jak to zrobić krok po kroku, ile kosztuje zmiana, czy trzeba osobno informować urząd skarbowy i ZUS, jak nowy rachunek trafia na białą listę VAT i co grozi za spóźnienie.
Czy zmiana rachunku rozliczeniowego wymaga natychmiastowej aktualizacji w CEIDG?
Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą ma obowiązek zgłosić każdą zmianę dotyczącą rachunków używanych w firmie, czyli otwarcie nowego konta, zamknięcie dotychczasowego lub zmianę jego numeru. Zgodnie z przepisami o ewidencji i identyfikacji podatników na aktualizację danych jest 7 dni od dnia zmiany. Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG robią to przez wniosek o zmianę wpisu.
Choć tydzień wydaje się wystarczającym czasem, lepiej nie odkładać zgłoszenia na ostatnią chwilę. We wniosku podaje się nowy numer rachunku i datę, od której jest on używany w działalności. Aktualne dane ułatwiają rozliczenia z urzędem skarbowym, na przykład zwrot nadpłaty podatku, a u czynnych podatników VAT decydują o tym, jaki rachunek będzie widoczny na białej liście.
Jak dokonać aktualizacji numeru rachunku bankowego w CEIDG?
Najszybciej zrobisz to online, przez serwis Biznes.gov.pl. Po zalogowaniu się za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub bankowości elektronicznej wybierasz wniosek o zmianę wpisu, czyli formularz CEIDG-1, i w sekcji dotyczącej rachunków bankowych dodajesz nowy numer albo usuwasz nieaktualny. Wniosek podpisujesz profilem zaufanym, e-dowodem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Wniosek można złożyć także w inny sposób:
- osobiście w dowolnym urzędzie miasta lub gminy,
- listem poleconym, jeśli podpis na wniosku poświadczy notariusz,
- przez pełnomocnika, który złoży wniosek w imieniu przedsiębiorcy.
Po złożeniu wniosku warto sprawdzić w wyszukiwarce CEIDG, czy dane zostały zaktualizowane, i zachować potwierdzenie złożenia wniosku.
Czy zmiana danych dotyczących konta firmowego w CEIDG jest bezpłatna?
Złożenie wniosku o zmianę wpisu w CEIDG jest bezpłatne, niezależnie od tego, czy dodajesz nowy rachunek, czy usuwasz nieaktualny. Brak opłat urzędowych sprawia, że zmiana banku nie wiąże się z dodatkowymi kosztami administracyjnymi i może się opłacić, jeśli nowa oferta jest korzystniejsza.
Przed zmianą warto przeanalizować aktualny ranking kont dla firm i porównać oferty pod kątem kosztów, które będziesz ponosić na co dzień. Przy wyborze nowego konta zwróć uwagę między innymi na:
- opłatę za prowadzenie rachunku i warunki jej zwolnienia,
- koszt przelewów krajowych, natychmiastowych i zagranicznych,
- opłaty za kartę i wypłaty z bankomatów,
- dostęp do rachunku VAT i obsługę mechanizmu podzielonej płatności,
- dodatkowe usługi, takie jak integracja z programem księgowym czy terminal płatniczy.
Czy trzeba osobiście zgłaszać nowy rachunek do Urzędu Skarbowego i ZUS?
Nie. CEIDG działa na zasadzie jednego okienka, więc wniosek o zmianę wpisu wystarczy złożyć raz. System przekazuje dane o rachunku do urzędu skarbowego i do ZUS, a przedsiębiorca nie musi składać osobnych zgłoszeń w tych instytucjach.
Trzeba jednak pamiętać o kilku sprawach, których CEIDG nie załatwi. Nowy numer rachunku warto podać kontrahentom i umieścić go na fakturach. Jeśli płacisz podatki i składki ZUS ze starego konta, sprawdź, czy przelewy cykliczne zostały przeniesione na nowy rachunek. Osoby, które nie są zarejestrowane w CEIDG, na przykład spółki, zgłaszają zmianę rachunku inną drogą, na przykład przez KRS lub zgłoszenie aktualizacyjne do urzędu skarbowego.
Jak zmiana rachunku w CEIDG wpływa na białą listę VAT?
Biała lista to wykaz czynnych podatników VAT, w którym publikowane są numery ich rachunków rozliczeniowych. Dane o rachunkach trafiają do wykazu na podstawie zgłoszeń przekazanych do urzędu skarbowego, więc zgłoszenie zmiany w CEIDG jest warunkiem, aby nowy rachunek pojawił się na liście. Aktualizacja następuje po przetworzeniu danych przez administrację skarbową, dlatego warto sprawdzić wykaz kilka dni po złożeniu wniosku.
Aktualny rachunek na białej liście ma znaczenie przede wszystkim dla kontrahentów. Jeśli czynny podatnik VAT zapłaci fakturę powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu, może stracić prawo do zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych i odpowiadać solidarnie za zaległości VAT sprzedawcy. Może uniknąć tych skutków, jeśli w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu złoży zawiadomienie ZAW-NR. Dlatego kontrahenci często sprawdzają rachunek przed zapłatą, a nieaktualne dane mogą opóźnić płatność.
Co grozi przedsiębiorcy za brak aktualizacji numeru konta w terminie?
Niezgłoszenie zmiany rachunku w terminie jest wykroczeniem skarbowym, za które grozi grzywna na podstawie Kodeksu karnego skarbowego. W praktyce przy drobnym spóźnieniu często kończy się na mandacie, ale wysokość kary zależy od okoliczności.
Większym problemem bywają jednak skutki praktyczne. Jeśli nowy rachunek nie trafi na białą listę, kontrahenci będący czynnymi podatnikami VAT mogą wstrzymać płatności powyżej 15 000 zł albo poprosić o wskazanie innego rachunku. Urząd skarbowy może też przelać zwrot nadpłaty na stare, zamknięte konto, co wydłuża jego otrzymanie. Dlatego zgłoszenie zmiany warto traktować jako stały element procedury zmiany banku, wykonany zaraz po otwarciu nowego rachunku.
—
Artykuł sponsorowany