Agencja marketingowa płaci za cztery narzędzia, które robi jeden system. Kiedy warto to zmienić

Dziesięcioosobowa agencja korzysta z osobnego CRM, programu do zarządzania projektami, narzędzia do fakturowania i komunikatora projektowego. Po zsumowaniu opłat wychodzi ok. 1150 zł miesięcznie, czyli 13 800 zł rocznie. To ilustracyjna kalkulacja, nieuwzględniająca kosztu wdrożeń, czy integracji.

Większy wydatek często pozostaje poza fakturami. Dane klienta są w CRM, brief w narzędziu projektowym, ustalenia na komunikatorze, a informacje potrzebne do rozliczenia w jeszcze innym miejscu. Zespół kopiuje dane, szuka najnowszych wersji i próbuje ustalić, co zostało uzgodnione.

CRM dla agencji marketingowej może połączyć sprzedaż, realizację projektów i fakturowanie w jednym środowisku. Nie oznacza to rezygnacji ze wszystkich aplikacji. Warto jednak sprawdzić, które narzędzia rozwiązują realny problem, a które utrzymują niepotrzebny podział informacji.

Ile kosztuje chaos narzędziowy w agencji

Załóżmy, że agencja płaci miesięcznie 300 zł za CRM, 500 zł za zarządzanie projektami, 100 zł za fakturowanie i 250 zł za komunikację projektową. Łączny koszt wynosi 1150 zł. Rzeczywiste wyliczenie powinno uwzględniać liczbę użytkowników i wybrane plany.

Sam abonament nie pokazuje pełnego obrazu. Jeżeli ośmiu pracowników traci średnio 15 minut dziennie na przełączanie się między systemami, szukanie informacji i przepisywanie danych, w ciągu 20 dni roboczych daje to 40 godzin. Przy wewnętrznym koszcie godziny wynoszącym 120 zł firma ponosi dodatkowy koszt rzędu 4800 zł miesięcznie.

Co agencja traci, przełączając się między systemami

Pierwszą stratą jest kontekst. Handlowiec zna ustalenia ze sprzedaży, project manager widzi zakres prac, specjalista zna zadania, a księgowość wie, co zostało zafakturowane. Pełny obraz powstaje dopiero po zebraniu danych z kilku miejsc.

Drugą stratą jest czas. Po podpisaniu umowy ktoś ponownie tworzy klienta w narzędziu projektowym, przepisuje dane do programu fakturowego i zakłada kanał komunikacyjny. Powtarzana przy kolejnych klientach czynność staje się stałym obciążeniem.

Trzeci problem to rozbieżności. W CRM znajduje się stara wartość abonamentu, w projekcie nowszy zakres, a faktura zostaje wystawiona według jeszcze innej informacji.

Dlatego CRM dla agencji reklamowej powinien być oceniany nie tylko jako baza kontaktów. Znaczenie ma możliwość przeprowadzenia klienta od pierwszego zapytania przez ofertę i realizację aż do rozliczenia.

Jeden proces zamiast czterech osobnych narzędzi

Do agencji trafia zapytanie o prowadzenie kampanii. Handlowiec dodaje kontakt do CRM, zapisuje źródło leada, potrzeby klienta i wartość szansy. Z systemu przygotowuje ofertę powiązaną z konkretną firmą.

Po akceptacji warunków dla klienta powstaje projekt z zadaniami dotyczącymi onboardingu, dostępu do kont, przygotowania strategii i uruchomienia kampanii. Zadania otrzymują właścicieli, terminy oraz statusy. Zespół rejestruje czas pracy, dzięki czemu manager porównuje planowane zaangażowanie z rzeczywistym.

Po zakończeniu miesiąca system generuje fakturę cykliczną, a na 11. miesiąc współpracy zostaje zaplanowane przypomnienie o rozmowie dotyczącej odnowienia umowy.

Firmao pozwala łączyć klientów, sprzedaż, oferty, projekty, zadania, e-maile, czas pracy i dokumenty rozliczeniowe. W module projektowym można grupować m.in. zadania, wiadomości, oferty, faktury i umowy związane z jednym przedsięwzięciem. System obsługuje również zadania cykliczne, analizę czasu i kosztów projektu oraz automatyczne faktury cykliczne.

Firmao dla agencji: CRM, projekty i faktury w jednym

W agencji granica między sprzedażą a realizacją jest płynna. Obietnice złożone podczas negocjacji muszą trafić do osób odpowiedzialnych za wykonanie usługi. CRM z modułem projektów pozwala zachować tę ciągłość.

Handlowiec widzi historię klienta i ofertę. Project manager kontroluje zadania, terminy, czas pracy oraz koszty. Właściciel analizuje pipeline sprzedaży i rentowność projektów. Osoba odpowiedzialna za rozliczenia korzysta z tych samych danych kontrahenta.

Firmao przedstawia rozwiązanie dla agencji jako połączenie CRM, zarządzania projektami, fakturowania z KSeF, kalendarza zespołu i raportowania. Maile, ustalenia, oferty i faktury mogą być powiązane z kartą klienta, a czas pracy z konkretnym projektem.

Kiedy konsolidacja narzędzi ma sens

Zmiana jest uzasadniona, gdy informacje są regularnie przepisywane między aplikacjami, raporty powstają ręcznie, a status klienta trzeba ustalać na spotkaniu. Sygnałem są też błędy w fakturach, niezgodność zakresu prac z ofertą oraz brak wiedzy o rentowności projektów.

Warto rozważyć CRM dla biznesu z modułami projektowymi również wtedy, gdy agencja szybko rośnie. Proces, który działał przy pięciu osobach, może przestać być czytelny przy piętnastu.

Konsolidacja nie powinna być celem samym w sobie. Specjalistyczne narzędzie warto zachować, jeśli realizuje ważną funkcję lepiej. Najważniejsze jest ograniczenie liczby miejsc, w których przechowywana jest ta sama informacja.

Integracje Firmao przydatne dla agencji

CRM dla agencji nie zastąpi platform reklamowych, analityki czy programów graficznych. Powinien natomiast odbierać od nich potrzebne dane albo przekazywać informacje dalej.

Firmao integruje się m.in. z Gmailem i Kalendarzem Google. Połączenie ze skrzynką synchronizuje korespondencję z historią klienta, a kalendarz może dwustronnie przenosić wydarzenia. Za pośrednictwem Zapier system można łączyć z tysiącami aplikacji, w tym narzędziami do spotkań, arkuszami i komunikacją zespołową. Dostępność części integracji zależy od planu.

Jak policzyć, czy zmiana się opłaca

Przed decyzją należy zestawić miesięczne koszty licencji, czas poświęcany na przepisywanie danych, liczbę błędów oraz koszt wdrożenia i migracji. Następnie można porównać obecny model z kosztem jednego systemu i pozostawionych narzędzi specjalistycznych.

Oszczędność nie zawsze pojawi się od pierwszego miesiąca. Wartością może być szybszy onboarding, prostsze raportowanie i łatwiejsza ocena rentowności.

Mniej aplikacji nie jest celem samym w sobie. Celem jest jeden przepływ informacji

Agencja nie traci pieniędzy wyłącznie dlatego, że opłaca cztery abonamenty. Większym problemem jest sytuacja, w której każde narzędzie zawiera inny fragment historii klienta, a zespół musi ręcznie składać je w całość.

CRM dla agencji marketingowej połączony z projektami i fakturowaniem może skrócić drogę od pierwszego kontaktu do rozliczenia. Nowy klient trafia do jednej bazy, oferta staje się początkiem projektu, praca zespołu jest widoczna przy zadaniach, a faktura korzysta z tych samych danych.

Zmiana ma sens nie dlatego, że firma posiada mniej ikon na pulpicie, lecz dlatego, że przestaje płacić czasem pracowników za łączenie informacji, które mogły od początku znajdować się w jednym procesie.

Najczęściej zadawane pytania

Czy CRM dla agencji marketingowej zastąpi wszystkie narzędzia?

Nie. Może połączyć CRM, zadania, projekty, czas pracy, ofertowanie i fakturowanie. Narzędzia do reklam, analityki, grafiki lub publikacji treści nadal będą potrzebne.

Czy CRM i zarządzanie projektami powinny działać razem?

Takie połączenie pozwala od razu powiązać zakres uzgodniony podczas sprzedaży z projektem, zadaniami, czasem pracy i rozliczeniem.

Czy mała agencja potrzebuje takiego systemu?

Zależy to bardziej od liczby klientów i powtarzalnych procesów niż od liczby pracowników. CRM dla freelancera lub małej agencji może pomóc pilnować ofert, terminów, zadań i płatności.

 

 

—

Artykuł sponsorowany